Mach Dinge, die nicht skalieren (mit Dokumenten)

Paul Grahams Rat, "Dinge zu tun, die nicht skalieren", ist eine der nuetzlichsten Ideen in der Startup-Weisheit. Aber die meisten Menschen wenden ihn nur auf die Kundengewinnung an. Gehen Sie von Tuer zu Tuer. Senden Sie persoenliche E-Mails. Tun Sie Dinge, die ein grosses Unternehmen nie tun wuerde.

Dasselbe Prinzip gilt fuer Dokumente, und fast niemand spricht darueber.

Wenn Sie ein Unternehmen gruenden, gibt es enormen Druck, Ihre Dokumentenverwaltung vom ersten Tag an zu "professionalisieren". Ein CRM zu haben. Automatisierte Vertraege einzurichten. Ein ordentliches Rechnungssystem aufzubauen. Vorlagen fuer alles zu verwenden.

Das ist ein Fehler.

Die manuelle Phase

In den fruehen Tagen sollten Sie jeden Vertrag von Hand erstellen. Nicht aus einer Vorlage. Von Hand. Sie sollten persoenlich jede Rechnung per E-Mail versenden. Sie sollten jede Geheimhaltungsvereinbarung lesen, bevor Sie sie versenden. Sie sollten manuell in einer Tabelle nachverfolgen, wer was unterschrieben hat.

Das klingt ineffizient. Das ist es auch. Das ist der Punkt.

Wenn Sie manuell einen Vertrag erstellen, sind Sie gezwungen, darueber nachzudenken, was tatsaechlich darin stehen sollte. Wenn Sie persoenlich eine Rechnung versenden, erfahren Sie, wie Kunden auf Ihre Preisgestaltung reagieren. Wenn Sie jede Geheimhaltungsvereinbarung lesen, entdecken Sie, welche Klauseln Reibung verursachen und welche niemanden interessieren.

Automatisierung verbirgt diese Informationen. Wenn Sie am ersten Tag automatisierte Vertraege einrichten, automatisieren Sie, was auch immer Sie aus einer Vorlage kopiert haben. Sie werden nie erfahren, welche Bedingungen fuer Ihr spezifisches Geschaeft wirklich wichtig sind.

Was manuelle Dokumentenhandhabung Ihnen beibringt

Ein Gruender, der die ersten 50 Vertraege persoenlich abwickelt, lernt Dinge, die auf keinem anderen Weg zu lernen sind:

Welche Klauseln Kunden zum Widerspruch bringen. Das sagt Ihnen, wo Ihre Bedingungen nicht den Markterwartungen entsprechen.

Wie lange jeder Schritt tatsaechlich dauert. Sie koennen keinen Prozess optimieren, den Sie nicht selbst durchgefuehrt haben. Jeden Schritt manuell zu timen gibt Ihnen die Daten, um zu wissen, was sich zu automatisieren lohnt.

Wo sich Fehler einschleichen. Wenn Sie manuell Daten zwischen Dokumenten kopieren, werden Sie Fehler machen. Diese Fehler zeigen Ihnen genau, welche Felder spaeter automatisch ausgefuellt werden muessen.

Was Kunden tatsaechlich lesen. Sie werden bemerken, dass einige Abschnitte Fragen erzeugen und andere ignoriert werden. Das sagt Ihnen, was hervorgehoben und was vereinfacht werden sollte.

Der Wendepunkt

Es gibt einen Moment — fuer jedes Unternehmen anders — an dem die manuelle Dokumentenhandhabung anfaengt zu brechen. Sie werden es fuehlen. Vertraege fallen durch die Maschen. Rechnungen gehen verspaetet raus. Sie koennen sich nicht erinnern, welche Version der Geheimhaltungsvereinbarung Sie an welchen Kunden geschickt haben.

Dieser Wendepunkt ist gut. Er bedeutet, dass Sie genug Volumen haben, um Automatisierung zu rechtfertigen. Und weil Sie die Dinge manuell gemacht haben, wissen Sie genau, was und wie automatisiert werden soll.

Das Unternehmen, das vom ersten Tag an automatisiert hat, hat dieses Wissen nicht. Es hat einen generischen Prozess automatisiert. Sie automatisieren Ihren Prozess — den, den Sie durch Erfahrung aufgebaut haben.

Haeufige Einwaende

"Aber manuelle Prozesse wirken unprofessionell." Vielleicht. Aber Kunden interessiert der Inhalt Ihrer Dokumente, nicht das Werkzeug, mit dem Sie sie erstellt haben. Ein persoenlich geschriebener Vertrag, der auf die spezifischen Anliegen des Kunden eingeht, schlaegt einen schicken automatisierten, der sich generisch anfuehlt.

"Wir haben keine Zeit fuer manuelle Prozesse." Sie haben auch keine Zeit, Automatisierung richtig einzurichten. Die Wahl ist nicht zwischen manuell und automatisiert — sie ist zwischen schnell-und-manuell und schnell-und-schlecht-automatisiert. Zumindest bringt manuell Lernerfahrung.

"Was ist mit Compliance?" Fairer Punkt. Einige Dokumentenprozesse haben rechtliche Anforderungen, die bestimmte Kontrollen vorschreiben. Aber selbst hier koennen Sie die Anforderungen oft mit manuellen Checklisten erfuellen, bevor Sie in automatisierte Compliance-Systeme investieren.

Der Automatisierungsuebergang

Wenn Sie schliesslich automatisieren — und das sollten Sie irgendwann — ist der Uebergang reibungsloser, weil Sie den Prozess tiefgehend verstehen. Sie koennen bessere Spezifikationen fuer Ihre Werkzeuge schreiben. Sie koennen Dokumentensoftware danach bewerten, ob sie Ihren tatsaechlichen Workflow handhabt, nicht irgendeine generische Demo.

Die besten Dokumentensysteme in grossartigen Unternehmen haben fast immer als chaotische manuelle Prozesse begonnen. Die Gruender machten Dinge von Hand, bis sie sie verstanden, und bauten oder kauften dann Werkzeuge, die dieses Verstaendnis kodifizierten.

Die schlechtesten Dokumentensysteme sind diejenigen, die von jemandem eingerichtet wurden, der einen "Best Practices"-Blogbeitrag gelesen und alles am ersten Tag implementiert hat. Sie sehen professionell aus, passen aber nicht dazu, wie das Unternehmen tatsaechlich arbeitet.

Machen Sie Dinge, die nicht skalieren. Einschliesslich Ihrer Dokumente. Besonders Ihrer Dokumente.