Der Tod des Aktenschranks

Wenn Sie unter 30 sind, koennen Sie sich das wahrscheinlich nicht vorstellen, aber es gab eine Zeit, in der ein Dokument zu finden bedeutete, physisch zu einem Metallschrank zu gehen, eine Schublade herauszuziehen und durch Ordner zu blaettern, die nach einem System organisiert waren, das nur eine Person im Buero verstand.

Diese Person war uebrigens die maechtigste Person in der Organisation. Nicht der CEO. Die Person, die wusste, wo alles abgelegt war.

Der Wechsel von physischer Ablage zu digitaler Suche ist eine der am meisten unterschaetzten Revolutionen in der Funktionsweise von Organisationen. Wir reden endlos ueber das Internet, ueber soziale Medien, ueber Mobilgeraete. Aber die einfache Faehigkeit, ein Dokument zu suchen, indem man ein paar Woerter in ein Feld tippt — das hat die Struktur von Organisationen mehr veraendert als all diese Dinge.

Die Tyrannei der Taxonomie

Aktenschraenke zwangen Sie, fuer alles einen Platz zu waehlen. Ein Vertrag mit der Firma Acme gehoert in den Acme-Ordner? Den Vertraege-Ordner? Den Q3-Ordner? Sie mussten sich entscheiden. Und wenn Sie sich entschieden hatten, mussten alle anderen raten, welchen Sie gewaehlt hatten.

Das verursachte enorme versteckte Kosten. Studien aus den 1990er Jahren schaetzten, dass Wissensarbeiter 15-25% ihrer Zeit damit verbrachten, Dokumente zu suchen. Nicht an ihnen zu arbeiten. Sie nur zu finden.

Digitale Speicherung eliminierte die Tyrannei der Einzel-Standort-Ablage. Ein Dokument kann Tags haben, es kann in Suchergebnissen fuer mehrere Abfragen erscheinen, es kann in einem geteilten Ordner liegen und gleichzeitig von einer Projektseite verlinkt sein. Die Beschraenkung, dass jedes physische Objekt an genau einem Ort existieren muss, verschwand einfach.

Was sich wirklich veraendert hat

Aber hier ist die tiefere Verschiebung, und diejenige, die die meisten Menschen uebersehen. Es ging nicht nur darum, dass das Finden von Dokumenten einfacher wurde. Es ist die Hierarchie der Organisationen, die sich veraendert hat.

Als Informationen in Aktenschraenken lebten, war die Kontrolle des Informationszugangs eine echte Machtquelle. Abteilungsleiter kontrollierten ihre Akten. Assistenten kontrollierten die Ablagesysteme. Wissen war buchstaeblich in Schubladen eingesperrt.

Als Dokumente durchsuchbar und teilbar wurden, verflachte diese Machtstruktur. Ein Junior-Mitarbeiter konnte das Firmenlaufwerk durchsuchen und dieselben Informationen finden, die frueher von Managern gehortet wurden. Die Informationsasymmetrie, die das mittlere Management rechtfertigte, begann sich aufzuloesen.

Deshalb wehrten sich so viele Organisationen gegen die Digitalisierung, lange nachdem sie offensichtlich effizienter war. Die Menschen, die vom alten System profitierten — die Torhueter der Information — hatten jedes Interesse daran, den Uebergang zu verlangsamen.

Das neue Problem

Natuerlich haben wir eine Reihe von Problemen gegen eine andere eingetauscht. Statt Dokumente nicht finden zu koennen, koennen wir jetzt nicht aufhoeren, sie zu finden. Der durchschnittliche Wissensarbeiter hat es mit Hunderten von Dateien in Dutzenden von Ordnern, Laufwerken, E-Mail-Anhaengen, Slack-Nachrichten und Cloud-Speicherdiensten zu tun.

Der Aktenschrank war einschraenkend, aber er war auch endlich. Man konnte alle Akten sehen. Man wusste, wann man alles durchgesehen hatte. Digitaler Speicher ist im Wesentlichen unendlich, was bedeutet, dass man nie sicher ist, ob man die richtige Version, die neueste Version oder alle relevanten Dokumente gefunden hat.

Deshalb ist die Suchqualitaet so wichtig. Der Unterschied zwischen einer guten Suchmaschine und einer schlechten ist nicht Bequemlichkeit — es geht darum, ob Ihre Organisation funktionieren kann. Wenn Menschen nicht finden, was sie brauchen, tun sie eines von zwei Dingen: Sie erstellen es von Grund auf neu (Zeitverschwendung) oder sie treffen Entscheidungen ohne es (schlechtere Entscheidungen).

Vom Ablegen zum Fliessen

Die naechste Verschiebung findet bereits statt. Dokumente wandeln sich von statischen Dateien, die man speichert und abruft, zu dynamischen Objekten, die durch Prozesse fliessen. Ein Vertrag ist keine Datei, die in einem Ordner sitzt — er ist ein aktives Ding, das durch Entwurf, Pruefung, Genehmigung, Unterzeichnung und Archivierung wandert.

Das ist bedeutender, als es klingt. Wenn Dokumente statische Dateien sind, funktioniert die Organisation wie eine Bibliothek. Wenn Dokumente fliessende Objekte sind, funktioniert die Organisation wie eine Fabrik. Und Fabriken sind dramatisch effizienter als Bibliotheken, wenn es darum geht, Dinge zu erledigen.

Der Aktenschrank ist tot. Aber was ihn ersetzt, ist nicht einfach ein besserer Aktenschrank. Es ist eine voellig andere Art zu denken, wie Arbeit durch eine Organisation fliesst. Die Unternehmen, die diesen Unterschied verstehen, sind diejenigen, die vorankommen.