ऐसे काम करो जो स्केल नहीं होते (दस्तावेज़ों के साथ)

Paul Graham की सलाह "ऐसे काम करो जो स्केल नहीं होते" स्टार्टअप ज्ञान के सबसे उपयोगी विचारों में से एक है। लेकिन ज़्यादातर लोग इसे सिर्फ़ ग्राहक अधिग्रहण पर लागू करते हैं। दरवाज़े-दरवाज़े जाओ। व्यक्तिगत ईमेल भेजो। ऐसे काम करो जो एक बड़ी कंपनी कभी नहीं करेगी।

यही सिद्धांत दस्तावेज़ों पर भी लागू होता है, और लगभग कोई इसके बारे में बात नहीं करता।

जब आप एक कंपनी शुरू कर रहे हों, तो पहले दिन से अपने दस्तावेज़ संभालने को "प्रोफ़ेशनल" बनाने का भारी दबाव होता है। CRM लो। स्वचालित अनुबंध सेट करो। एक उचित इनवॉइसिंग सिस्टम बनाओ। हर चीज़ के लिए टेम्पलेट इस्तेमाल करो।

यह एक गलती है।

मैन्युअल चरण

शुरुआती दिनों में, आपको हर अनुबंध हाथ से बनाना चाहिए। टेम्पलेट से नहीं। हाथ से। आपको व्यक्तिगत रूप से हर चालान ईमेल करना चाहिए। आपको भेजने से पहले हर NDA पढ़ना चाहिए। आपको स्प्रेडशीट में मैन्युअल रूप से ट्रैक करना चाहिए कि किसने क्या हस्ताक्षर किया है।

यह अक्षम लगता है। यह अक्षम है। यही बात है।

जब आप मैन्युअल रूप से एक अनुबंध बनाते हैं, तो आप सोचने पर मजबूर होते हैं कि इसमें वास्तव में क्या होना चाहिए। जब आप व्यक्तिगत रूप से एक चालान भेजते हैं, तो आप सीखते हैं कि ग्राहक आपकी कीमतों पर कैसे प्रतिक्रिया करते हैं। जब आप हर NDA पढ़ते हैं, तो आप पता लगाते हैं कि कौन सी धाराएँ घर्षण पैदा करती हैं और कौन सी किसी को परवाह नहीं होती।

ऑटोमेशन इस जानकारी को छिपा देता है। अगर आपने पहले दिन से स्वचालित अनुबंध सेट कर दिए, तो आप जो भी टेम्पलेट से कॉपी किया उसे ऑटोमेट कर देंगे। आप कभी नहीं सीखेंगे कि आपके विशिष्ट व्यवसाय के लिए कौन सी शर्तें वास्तव में मायने रखती हैं।

मैन्युअल दस्तावेज़ संभालना आपको क्या सिखाता है

एक संस्थापक जो व्यक्तिगत रूप से पहले 50 अनुबंध संभालता है, ऐसी चीज़ें सीखता है जो किसी अन्य तरीके से सीखना असंभव है:

कौन सी धाराएँ ग्राहकों को आपत्ति करने पर मजबूर करती हैं। यह आपको बताता है कि आपकी शर्तें बाज़ार की अपेक्षाओं से कहाँ मेल नहीं खातीं।

हर कदम में वास्तव में कितना समय लगता है। आप उस प्रक्रिया को अनुकूलित नहीं कर सकते जो आपने खुद नहीं की है। हर कदम का मैन्युअल समय नापना आपको यह जानने का डेटा देता है कि क्या ऑटोमेट करना उचित है।

गलतियाँ कहाँ होती हैं। जब आप मैन्युअल रूप से दस्तावेज़ों के बीच डेटा कॉपी करते हैं, तो आप गलतियाँ करेंगे। वे गलतियाँ आपको ठीक-ठीक दिखाती हैं कि कौन से फ़ील्ड बाद में स्वचालित रूप से भरे जाने चाहिए।

ग्राहक वास्तव में क्या पढ़ते हैं। आप देखेंगे कि कुछ खंड सवाल पैदा करते हैं और अन्य को अनदेखा किया जाता है। यह आपको बताता है कि किस पर ज़ोर देना है और किसे सरल बनाना है।

स्नातक बिंदु

एक पल आता है — हर कंपनी के लिए अलग — जब मैन्युअल दस्तावेज़ संभालना टूटने लगता है। आप इसे महसूस करेंगे। अनुबंध छूट रहे हैं। चालान देर से जा रहे हैं। आपको याद नहीं रहता कि किस ग्राहक को NDA का कौन सा संस्करण भेजा।

यह टूटने का बिंदु अच्छा है। इसका मतलब है कि आपके पास इतना वॉल्यूम है कि ऑटोमेशन उचित है। और क्योंकि आप मैन्युअल रूप से काम कर रहे थे, आप ठीक-ठीक जानते हैं कि क्या और कैसे ऑटोमेट करना है।

जिस कंपनी ने पहले दिन से ऑटोमेट किया, उसके पास यह ज्ञान नहीं है। उन्होंने एक सामान्य प्रक्रिया ऑटोमेट की। आप अपनी प्रक्रिया ऑटोमेट कर रहे हैं — वह जो आपने अनुभव से बनाई।

सामान्य आपत्तियाँ

"लेकिन मैन्युअल प्रक्रियाएँ अव्यावसायिक लगती हैं।" शायद। लेकिन ग्राहक आपके दस्तावेज़ों की सामग्री की परवाह करते हैं, उस टूल की नहीं जिससे आपने उन्हें बनाया। एक व्यक्तिगत रूप से लिखा अनुबंध जो ग्राहक की विशिष्ट चिंताओं को संबोधित करता है, एक चमकदार ऑटोमेटेड अनुबंध से बेहतर है जो सामान्य लगता है।

"हमारे पास मैन्युअल प्रक्रियाओं के लिए समय नहीं है।" आपके पास ऑटोमेशन ठीक से सेट करने का भी समय नहीं है। विकल्प मैन्युअल और ऑटोमेटेड के बीच नहीं है — यह तेज़-और-मैन्युअल और तेज़-और-ख़राब-ऑटोमेटेड के बीच है। कम से कम मैन्युअल आपको सीखने देता है।

"अनुपालन का क्या?" उचित बात। कुछ दस्तावेज़ प्रक्रियाओं में कानूनी आवश्यकताएँ हैं जो कुछ नियंत्रणों को अनिवार्य करती हैं। लेकिन यहाँ भी, आप अक्सर स्वचालित अनुपालन प्रणालियों में निवेश करने से पहले मैन्युअल चेकलिस्ट से आवश्यकताएँ पूरी कर सकते हैं।

ऑटोमेशन में बदलाव

जब आप ऑटोमेट करते हैं — और आपको करना चाहिए, अंततः — तो बदलाव सुगम होता है क्योंकि आप प्रक्रिया को गहराई से समझते हैं। आप अपने टूल्स के लिए बेहतर विनिर्देश लिख सकते हैं। आप दस्तावेज़ सॉफ़्टवेयर का मूल्यांकन इस आधार पर कर सकते हैं कि क्या यह आपके वास्तविक वर्कफ़्लो को संभालता है, न कि किसी सामान्य डेमो को।

महान कंपनियों में सबसे अच्छे दस्तावेज़ सिस्टम लगभग हमेशा गंदी मैन्युअल प्रक्रियाओं के रूप में शुरू हुए। संस्थापकों ने हाथ से काम किया जब तक कि उन्होंने उन्हें समझ नहीं लिया, फिर उन्होंने ऐसे टूल बनाए या खरीदे जिन्होंने उस समझ को संहिताबद्ध किया।

सबसे ख़राब दस्तावेज़ सिस्टम वे हैं जो किसी ने "सर्वोत्तम प्रथाओं" का ब्लॉग पोस्ट पढ़कर पहले दिन सब कुछ लागू कर दिया। वे पेशेवर दिखते हैं लेकिन कंपनी वास्तव में कैसे काम करती है, उससे मेल नहीं खाते।

ऐसे काम करो जो स्केल नहीं होते। अपने दस्तावेज़ों सहित। ख़ासकर अपने दस्तावेज़ों के साथ।