फ़ाइल कैबिनेट की मृत्यु

अगर आपकी उम्र 30 से कम है, तो शायद आप कल्पना नहीं कर सकते, लेकिन एक ज़माना था जब कोई दस्तावेज़ ढूँढने का मतलब था शारीरिक रूप से एक धातु की अलमारी तक चलकर जाना, एक दराज़ खींचना, और किसी ऐसी व्यवस्था से फ़ोल्डरों को पलटना जो ऑफ़िस में सिर्फ़ एक व्यक्ति समझता था।

वैसे, वह व्यक्ति संगठन में सबसे शक्तिशाली होता था। CEO नहीं। वह व्यक्ति जिसे पता था कि सब कुछ कहाँ फ़ाइल किया गया है।

भौतिक फ़ाइलिंग से डिजिटल सर्च की ओर यह बदलाव सबसे कम सराहे गए क्रांतियों में से एक है कि संगठन कैसे काम करते हैं। हम अंतहीन रूप से इंटरनेट के बारे में, सोशल मीडिया के बारे में, मोबाइल के बारे में बात करते हैं। लेकिन बस कुछ शब्द टाइप करके किसी बॉक्स में दस्तावेज़ खोजने की सरल क्षमता — इसने संगठनों की संरचना को इन सबसे ज़्यादा बदला।

वर्गीकरण का अत्याचार

फ़ाइलिंग कैबिनेट आपको हर चीज़ के लिए एक जगह चुनने पर मजबूर करते थे। Acme Corp के साथ अनुबंध Acme फ़ोल्डर में जाएगा? Contracts फ़ोल्डर में? Q3 फ़ोल्डर में? आपको एक चुनना होता था। और एक बार चुनने के बाद, बाकी सबको अनुमान लगाना पड़ता था कि आपने कौन सा चुना।

इसने भारी छिपी हुई लागत पैदा की। 1990 के दशक के अध्ययनों ने अनुमान लगाया कि ज्ञान कर्मचारी अपने 15-25% समय दस्तावेज़ ढूँढने में बिताते थे। उन पर काम करने में नहीं। बस उन्हें खोजने में।

डिजिटल स्टोरेज ने एकल-स्थान फ़ाइलिंग के अत्याचार को समाप्त कर दिया। एक दस्तावेज़ में टैग हो सकते हैं, यह कई क्वेरीज़ के लिए सर्च रिज़ल्ट्स में दिख सकता है, यह एक साझा फ़ोल्डर में रह सकता है और प्रोजेक्ट पेज से भी लिंक हो सकता है। यह बाधा कि हर भौतिक वस्तु को ठीक एक जगह मौजूद होना चाहिए — बस गायब हो गई।

वास्तव में क्या बदला

लेकिन यहाँ गहरा बदलाव है, और वह जो ज़्यादातर लोग चूक जाते हैं। यह सिर्फ़ यह नहीं था कि दस्तावेज़ ढूँढना आसान हो गया। बल्कि संगठनों का पदानुक्रम बदल गया।

जब सूचना फ़ाइल कैबिनेट में रहती थी, तो सूचना तक पहुँच को नियंत्रित करना शक्ति का एक वास्तविक स्रोत था। विभाग प्रमुख अपनी फ़ाइलें नियंत्रित करते थे। सहायक फ़ाइलिंग सिस्टम नियंत्रित करते थे। ज्ञान सचमुच दराज़ों में बंद था।

जब दस्तावेज़ खोजने योग्य और साझा करने योग्य बने, तो वह शक्ति संरचना चपटी हो गई। एक जूनियर कर्मचारी कंपनी की ड्राइव खोज सकता था और वही जानकारी पा सकता था जो पहले प्रबंधकों द्वारा जमा की जाती थी। वह सूचना विषमता जो मध्य प्रबंधन को सही ठहराती थी, वाष्पित होने लगी।

यही कारण है कि इतने सारे संगठनों ने डिजिटल होने का विरोध किया, जबकि यह स्पष्ट रूप से अधिक कुशल था। जो लोग पुरानी व्यवस्था से लाभान्वित होते थे — सूचना के द्वारपाल — उनके पास संक्रमण को धीमा करने की हर प्रेरणा थी।

नई समस्या

बेशक, हमने समस्याओं के एक सेट को दूसरे से बदल दिया। दस्तावेज़ न ढूँढ पाने के बजाय, अब हम उन्हें ढूँढना बंद नहीं कर सकते। औसत ज्ञान कर्मचारी दर्जनों फ़ोल्डरों, ड्राइव्स, ईमेल अटैचमेंट्स, Slack संदेशों और क्लाउड स्टोरेज सेवाओं में सैकड़ों फ़ाइलों से निपटता है।

फ़ाइलिंग कैबिनेट सीमित करने वाली थी, लेकिन वह सीमित भी थी। आप सभी फ़ाइलें देख सकते थे। आप जानते थे कि आपने सब कुछ देख लिया है। डिजिटल स्टोरेज अनिवार्य रूप से अनंत है, जिसका मतलब है कि आप कभी सुनिश्चित नहीं होते कि आपको सही संस्करण, नवीनतम संस्करण, या सभी प्रासंगिक दस्तावेज़ मिल गए हैं।

यही कारण है कि सर्च की गुणवत्ता इतनी मायने रखती है। एक अच्छे और बुरे सर्च इंजन में फ़र्क सुविधा नहीं है — यह है कि आपका संगठन काम कर सकता है या नहीं। जब लोग वह नहीं ढूँढ पाते जो उन्हें चाहिए, तो वे दो में से एक काम करते हैं: वे इसे शुरू से बनाते हैं (समय बर्बाद करते हैं), या वे इसके बिना फ़ैसले करते हैं (बदतर फ़ैसले करते हैं)।

फ़ाइलिंग से प्रवाह तक

अगला बदलाव पहले से हो रहा है। दस्तावेज़ स्थिर फ़ाइलें होने से जिन्हें आप स्टोर और पुनर्प्राप्त करते हैं, गतिशील वस्तुओं में बदल रहे हैं जो प्रक्रियाओं से होकर बहती हैं। एक अनुबंध किसी फ़ोल्डर में बैठी फ़ाइल नहीं है — यह एक सक्रिय चीज़ है जो ड्राफ़्टिंग, समीक्षा, अनुमोदन, हस्ताक्षर और संग्रहण चरणों से होकर गुज़रती है।

यह जितना लगता है उससे बड़ी बात है। जब दस्तावेज़ स्थिर फ़ाइलें हैं, तो संगठन एक पुस्तकालय की तरह काम करता है। जब दस्तावेज़ बहने वाली वस्तुएँ हैं, तो संगठन एक कारखाने की तरह काम करता है। और कारखाने काम करवाने में पुस्तकालयों से नाटकीय रूप से अधिक कुशल हैं।

फ़ाइल कैबिनेट मर चुकी है। लेकिन जो इसकी जगह ले रहा है वह सिर्फ़ एक बेहतर फ़ाइल कैबिनेट नहीं है। यह इस बारे में सोचने का एक पूरी तरह से अलग तरीका है कि काम किसी संगठन में कैसे चलता है। जो कंपनियाँ इस अंतर को समझती हैं, वही आगे बढ़ रही हैं।