La mort du classeur metallique

Si vous avez moins de 30 ans, vous ne pouvez probablement pas imaginer cela, mais il fut un temps ou trouver un document signifiait marcher physiquement jusqu'a une armoire metallique, tirer un tiroir et feuilleter des dossiers organises selon un systeme que seule une personne au bureau comprenait.

Cette personne, d'ailleurs, etait la plus puissante de l'organisation. Pas le PDG. La personne qui savait ou tout etait classe.

Le passage du classement physique a la recherche numerique est l'une des revolutions les plus sous-estimees dans le fonctionnement des organisations. On parle sans cesse d'internet, des reseaux sociaux, du mobile. Mais la simple capacite de rechercher un document en tapant quelques mots dans une barre de recherche — cela a change la structure des organisations plus que n'importe laquelle de ces choses.

La tyrannie de la taxonomie

Les classeurs vous obligeaient a choisir un seul emplacement pour chaque chose. Un contrat avec la societe Acme va dans le dossier Acme ? Le dossier Contrats ? Le dossier T3 ? Il fallait choisir. Et une fois votre choix fait, tout le monde devait deviner lequel vous aviez fait.

Cela creait des couts caches enormes. Des etudes des annees 1990 estimaient que les travailleurs du savoir passaient 15 a 25 % de leur temps a chercher des documents. Pas a travailler dessus. Juste a les trouver.

Le stockage numerique a elimine la tyrannie du classement a emplacement unique. Un document peut avoir des etiquettes, il peut apparaitre dans les resultats de recherche pour plusieurs requetes, il peut se trouver dans un dossier partage tout en etant lie depuis une page projet. La contrainte selon laquelle chaque objet physique doit exister a un seul endroit a tout simplement disparu.

Ce qui a vraiment change

Mais voici le changement plus profond, et celui que la plupart des gens manquent. Ce n'est pas seulement que trouver des documents est devenu plus facile. C'est que la hierarchie des organisations a change.

Quand l'information vivait dans des classeurs, controler l'acces a l'information etait une veritable source de pouvoir. Les chefs de departement controlaient leurs dossiers. Les assistants controlaient les systemes de classement. Le savoir etait litteralement enferme dans des tiroirs.

Quand les documents sont devenus recherchables et partageables, cette structure de pouvoir s'est aplatie. Un employe junior pouvait chercher sur le disque de l'entreprise et trouver les memes informations qui etaient autrefois thesaurisees par les managers. L'asymetrie d'information qui justifiait l'encadrement intermediaire a commence a s'evaporer.

C'est pourquoi tant d'organisations ont resiste a la numerisation bien apres qu'elle etait manifestement plus efficace. Les personnes qui beneficiaient de l'ancien systeme — les gardiens de l'information — avaient tout interet a ralentir la transition.

Le nouveau probleme

Bien sur, nous avons echange un ensemble de problemes contre un autre. Au lieu de ne pas pouvoir trouver les documents, nous ne pouvons plus arreter d'en trouver. Le travailleur du savoir moyen gere des centaines de fichiers repartis dans des dizaines de dossiers, disques, pieces jointes d'emails, messages Slack et services de stockage cloud.

Le classeur etait limitant, mais il etait aussi fini. Vous pouviez voir tous les dossiers. Vous saviez quand vous aviez tout parcouru. Le stockage numerique est essentiellement infini, ce qui signifie que vous n'etes jamais sur d'avoir trouve la bonne version, la derniere version, ou tous les documents pertinents.

C'est pourquoi la qualite de la recherche compte tellement. La difference entre un bon moteur de recherche et un mauvais n'est pas une question de commodite — c'est une question de savoir si votre organisation peut fonctionner. Quand les gens ne trouvent pas ce dont ils ont besoin, ils font l'une des deux choses suivantes : ils le recreent de zero (perte de temps), ou ils prennent des decisions sans (decisions de moindre qualite).

Du classement au flux

Le prochain changement est deja en cours. Les documents passent de fichiers statiques que vous stockez et recuperez a des objets dynamiques qui circulent a travers des processus. Un contrat n'est pas un fichier qui dort dans un dossier — c'est un objet actif qui traverse les etapes de redaction, revision, approbation, signature et archivage.

C'est plus important qu'il n'y parait. Quand les documents sont des fichiers statiques, l'organisation fonctionne comme une bibliotheque. Quand les documents sont des objets en mouvement, l'organisation fonctionne comme une usine. Et les usines sont considerablement plus efficaces que les bibliotheques pour accomplir les choses.

Le classeur est mort. Mais ce qui le remplace n'est pas simplement un meilleur classeur. C'est une facon completement differente de penser a la facon dont le travail circule dans une organisation. Les entreprises qui comprennent cette distinction sont celles qui prennent de l'avance.